Writing Questions 6–7: Mẫu Email Điểm Cao Cho Yêu Cầu, Khiếu Nại Và Đề Nghị

1. Cấu trúc 4 phần của một email công việc đạt 4/4

Mỗi câu trả lời nên bao gồm lời chào, phần mở đầu theo ngữ cảnh, giải quyết trực tiếp tất cả yêu cầu của đề bài, và lời kết chuyên nghiệp — thường dao động khoảng 80–120 từ. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến thí sinh mất điểm không phải là ngữ pháp, mà đơn giản là bỏ sót một gạch đầu dòng nào đó ẩn trong đề bài.

1. Lời chào: "Dear Mr. Anderson," hoặc "Dear Customer Service Team,"
2. Mở đầu theo ngữ cảnh: ghi nhận yêu cầu hoặc thể hiện sự thấu hiểu về sự bất tiện — "Thank you for reaching out regarding your recent order."
3. Nội dung chính — giải quyết mọi gạch đầu dòng: trả lời trực tiếp từng yêu cầu hoặc đề xuất giải pháp cụ thể cho từng yêu cầu, theo đúng thứ tự đề bài liệt kê.
4. Lời kết: "Sincerely, [Your Name]" hoặc "Best regards,"

2. Ví dụ thực hành: phản hồi khiếu nại về giao hàng trễ

Giả sử đề bài yêu cầu bạn: (1) xin lỗi vì giao hàng trễ, (2) giải thích nguyên nhân, và (3) đề xuất bồi thường. Một câu trả lời đầy đủ có thể như sau:

Dear Ms. Chen, Thank you for bringing this delay to our attention, and please accept our sincere apologies for the inconvenience. Your order was held up due to an unexpected customs inspection at our regional warehouse. As a gesture of goodwill, we would like to offer you a 15% discount on your next purchase. Best regards, Customer Care Team

Hãy để ý rằng cả ba yêu cầu bắt buộc đều xuất hiện thành từng câu riêng, rõ ràng — giám khảo có thể kiểm tra từng yêu cầu một cách độc lập, và đó chính xác là điều giúp đạt trọn 4/4.